Cuando la cuota no es la misma para todos: mes de alta, becas y quién paga

El orden importa, y es siempre el mismo

Antes de los dos mecanismos de esta guía conviene descartar lo obvio, porque explica la mayoría de las diferencias: dos socios de la misma categoría pagan distinto si están en actividades distintas, si a uno le cargaron un cargo extra, o si uno tuvo una SANCIÓN. Lo que la sanción saca depende de la configuración del club, y el default sorprende: saca las ACTIVIDADES y DEJA la categoría. Para que además saque la categoría, el club tiene que apagar explícitamente que se facture durante la sanción. Y ojo con cómo se juzga esa sanción: no es si está vigente el día que se emite, es si SE SOLAPA con el mes que se está facturando. Una sanción que empezó y terminó a mitad de mes le saca las líneas a la cuota de TODO ese mes, aunque al emitirla ya no exista. Si aparece una cuota sin la línea de la categoría y la sanción ya venció, ahí está la explicación. Nada de esto es un descuento: son líneas que están o no están.

Una cuota se arma por líneas: la categoría del socio, las actividades que correspondan y los cargos extra que alguien le haya cargado. Y ninguna de las tres es automática. La CATEGORÍA sólo entra si no es vitalicia y si su precio mensual es mayor que cero: un socio vitalicio, o uno en una categoría a precio cero, puede recibir una cuota que tenga sólo actividades y cargos extra, o no recibir ninguna —y si falta la línea social, ése es el primer lugar donde mirar, antes que la beca—. Las ACTIVIDADES tampoco: la categoría tiene que facturar actividades, y cada actividad se cobra sólo en los meses que tiene configurados y con precio mayor a cero. Sobre eso se aplican, en este orden: primero la SANCIÓN si hay, después el PRORRATEO del mes de alta, después los CARGOS EXTRA, después la BECA y al final el IVA, si el club factura con impuesto.

El orden importa, pero no por lo que uno supone. El IVA va al final y se calcula sobre el importe DEFINITIVO de cada línea, así que una beca baja la base y su impuesto juntos: se factura menos y se debe menos IVA, que es lo que corresponde. Y entre el prorrateo y la beca, el orden sólo cambia el número cuando la beca es un MONTO FIJO —prorratearla recortaría el descuento en vez del precio—; si es un porcentaje da lo mismo salvo los centavos del redondeo. Lo que no cambia en ningún caso es que el importe se calcula UNA vez, al emitir, y queda escrito línea por línea.

Grupo familiar: uno paga por todos, y sólo uno

El grupo familiar NO cambia ningún importe, y va en esta guía porque es lo primero que se confunde con un descuento: no hay una «cuota familiar» que reemplace a las individuales ni un recorte por tener hermanos. Cada socio sigue teniendo su cuota, con su importe y su vencimiento; lo único que el grupo cambia es QUIÉN puede pagarlas. Si lo que se busca es que el segundo hermano pague menos, eso es una beca con motivo familiar, que es la sección de abajo.

El grupo también cambia A QUIÉN SE LE ESCRIBE, no sólo quién paga: la lista de morosos y los recordatorios plegan la deuda de los integrantes en el pagador y le mandan UN aviso con el total, a sus datos de contacto. El hijo con una cuota vencida no recibe su propio recordatorio: lo recibe quien paga, sumado. Es coherente con la idea del grupo, pero sorprende al club que esperaba que cada uno siguiera recibiendo lo suyo.

Y tiene una consecuencia que conviene saber antes de armar el grupo: un integrante que no es el pagador no puede pagar ni su propia cuota. El sistema lo rechaza y hay que cobrárselo al pagador. Es a propósito —el grupo existe justamente para que la plata entre por un solo lado—, pero si en una familia los dos adultos pagan por su cuenta, entonces no son un grupo: son dos fichas sueltas, y así funciona sin fricción.

Hay además una excepción que no viene de un link sino de la emisión: si el integrante tiene SALDO A FAVOR propio, la cuota nueva se lo descuenta sola al emitirse, sin pasar por la regla del pagador. O sea que un chico con saldo de antes puede quedar con su cuota pagada —entera o en parte— con su propia plata, en vez de ir a la cuenta del pagador. Tiene sentido —ese saldo es del chico y estaba ahí antes del grupo—, pero conviene saberlo al armar el grupo, sobre todo si la familia esperaba que TODO empezara a pasar por un solo lado.

Un detalle con el que conviene no tropezar: si ese integrante ya tenía abierto un link de pago online cuando se armó el grupo, ESE link sigue sirviendo, y la plata que entre por ahí se acredita igual. Y vencerlo no lo cierra del todo: si el socio ya había empezado un pago de los que tardan —un cupón, una transferencia—, la noticia puede llegar después del vencimiento, y ahí el sistema REABRE el checkout y vuelve a tomar las cuotas que sigan libres, porque la alternativa es plata cobrada sin recibo. No es una fuga: es deliberado, porque rechazar un pago que ya se cobró en Mercado Pago no protege a nadie —dejaría plata cobrada sin recibo— y la alternativa era prohibirle al club tocar sus grupos mientras haya un checkout abierto. El freno del pagador rige para los cobros nuevos, no para los links que quedaron en la calle.

El pagador tiene que estar ACTIVO para que el cobro cruzado funcione. Si se lo archiva —o pasa a un estado que no es activo— el grupo deja de habilitarlo y cada uno vuelve a pagar lo suyo, sin que haya que tocar el grupo. Y la vuelta es igual de automática: el grupo NO queda esperando que se designe otro pagador —nadie borró nada, el grupo y su pagador siguen apuntados—, así que en cuanto ese socio vuelve a estar activo, por restaurarlo o por devolverle el estado, el grupo se reactiva solo y los demás dejan de poder pagar lo suyo otra vez. Designar otro pagador es una alternativa, no un requisito, y conviene saberlo porque el cambio de ida y de vuelta no avisa. Ser pagador no impide archivarlo, pero hay dos cosas que SÍ: que tenga saldo a favor —hay que devolvérselo o usarlo primero— y que tenga un pago online en curso, suyo o de una de sus cuotas. En los dos casos el archivado se rechaza hasta que eso se resuelva, y es deliberado: archivar a alguien con plata a favor la esconde, y hacerlo con un cobro en vuelo deja la plata sin dueño. El grupo familiar depende del plan del club: en un plan que no lo incluye, cada socio paga sólo sus propias cuotas.

Prorrateo del mes de alta: lo activa el club y sólo toca ese mes

Un socio que se asocia el 20 no usó el mes entero. El prorrateo del primer mes cobra la parte proporcional: los días que quedan desde el alta —el día del alta incluido— sobre los días del mes. Un alta el 20 de un mes de 30 días paga 11/30 de la categoría y de cada actividad.

Tres cosas que suelen sorprender. VIENE DESACTIVADO: si el club no lo activa, el primer mes se cobra completo, que es lo que hacían casi todos los clubes en papel. Sólo aplica al mes DEL ALTA: a partir del siguiente, la cuota es la de siempre. Y NO TOCA los cargos extra: si alguien le cargó la camiseta o la rifa, eso no es proporcional al tiempo y se cobra entero.

Un caso de borde real: la línea prorrateada se redondea a dos decimales y se descarta si ese redondeo da CERO —0,004 se va, 0,006 queda en 0,01—, y si todas las líneas de la cuota quedan descartadas, esa cuota no se emite. Hace falta un precio de centavos y una fracción chica, no un día en particular; se menciona porque explica una cuota que alguien esperaba ver y no está.

Becas y descuentos: uno por socio, con vigencia por período

La beca vive en la ficha del socio: un PORCENTAJE (hasta 100) o un MONTO FIJO, con un motivo —beca, familiar o staff— y una vigencia expresada en períodos: desde qué mes y hasta cuál, o abierta. Hay UNA VIGENTE por socio: si hay que cambiarla, se reemplaza, no se suman dos.

Recorta la categoría y las actividades, NO los cargos extra: una beca del 50 % sobre una cuota de categoría más una rifa descuenta la mitad de la categoría y nada de la rifa. Si es un monto fijo mayor que la cuota, se descuenta hasta donde llega y no genera saldo a favor. El descuento se reparte entre las líneas que alcanza, así que el total de la cuota cierra exacto con la suma de sus líneas. Con una excepción que conviene conocer: si el descuento se come TODA la base —un 100 %, o un monto fijo que la cubre—, las líneas quedan en cero y no se guardan. Esa cuota queda en cero sin desglose que mirar, y el recorte sobrevive sólo en el total de descuento de la cuota. Quien concilie esa fila no va a encontrar líneas: ahí está el número.

Lo más importante para el que factura: el recorte queda CONGELADO en la cuota emitida. Cambiar o dar de baja la beca afecta a las cuotas que se emitan DESPUÉS; las ya emitidas quedan como estaban, y eso es deliberado —una cuota ya entregada al socio, o ya facturada, no puede cambiar de importe porque alguien editó una ficha—. Las becas dependen del plan del club: en un plan que no las incluye, una beca cargada antes no recorta.

Corregir una cuota ya emitida no es editarla: es anularla y volver a emitirla. Y conviene saber antes de prometerle nada a un socio que ese camino NO siempre está disponible, porque el sistema frena cuando deshacer rompería algo peor que el error que se quiere arreglar: plata ya cobrada que quedaría apuntando a una deuda inexistente, un comprobante que ya existe ante ARCA, un período contable cerrado, un cobro de Mercado Pago cuyo dinero todavía está allá. En ninguno de esos casos el sistema corrige por la mitad; lo que no hace es corregir por la mitad y dejar los números mintiendo. Si una cuota queda trabada, queda como está, y mientras el freno no se levante la corrección no existe por otro camino: conviene revisar en ese orden —recibos imputados, comprobante fiscal, período contable— antes de prometerle una corrección a un socio.

El caso que sí conviene tener presente de entrada, porque no tiene salida por ningún camino, es la cuota que se pagó con el SALDO A FAVOR del socio. Ese recibo lo generó el sistema al descontar el saldo, no una persona, y por eso no se anula —no hay una intención humana que deshacer—; la cuota queda con plata imputada y no se puede anular. Y ojo con la salida que parece obvia: devolver el saldo desde la ficha no sirve, porque ese saldo YA salió del socio cuando se aplicó a la cuota —la ficha sólo puede devolver lo que todavía queda—. Si sobró un resto de otra cosa, devolverlo tampoco libera la cuota: la imputación sigue puesta.