Cuotas y cobranzas
Cómo un club emite la cuota del mes, la cobra y persigue la que no entró: períodos, vencimientos, recibos numerados, pagos parciales y la lista de morosos con el recordatorio ya escrito.
La cuota se emite por período, no por socio
El club define el valor de cada categoría y emite el período: el sistema genera una cuota por cada socio activo que tenga algo que facturar —su categoría, sus actividades, un cargo puntual—, con el vencimiento que corresponde. Al socio vitalicio, o al de una categoría sin valor y sin actividades pagas, no se le emite una cuota en cero: no se le emite nada. No hay que cargar socio por socio, y volver a emitir el mismo período no duplica lo ya emitido.
El día de emisión y el de vencimiento los fija el club en su configuración, y el vencimiento se CONGELA en cada cuota al emitirla. O sea que cambiar ese día afecta a lo que se emita de ahí en más, no a las cuotas que ya salieron: la lista de morosos de hoy sigue leyendo el vencimiento con el que cada cuota se emitió. Es a propósito — una cuota que cambia de vencimiento después de emitida es una cuota que le cambia las reglas al socio.
La emisión puede ser automática todos los meses. Viene apagada: la enciende el club cuando decide que el valor de las categorías ya está como quiere. Un sistema que factura solo desde el primer día es un sistema que emite mal el primer mes.
Cobrar: recibo numerado y pagos parciales
Cada cobro emite un recibo con número correlativo por club. La numeración es del club y no se salta: dos cobros simultáneos no pueden sacar el mismo número.
Un pago se imputa a una o varias cuotas, y admite parciales: si el socio trae la mitad, la cuota queda con saldo y sigue apareciendo por lo que falta. Lo que se ve en la ficha del socio y lo que se ve en cobranzas es el mismo cálculo, así que no pueden discrepar.
Se puede cobrar en efectivo, por transferencia o por los medios que el club maneje: el sistema registra el cobro y el asiento contable. Y desde el cobro online, el socio también puede pagar sus cuotas él mismo con Mercado Pago: abre un link personal, elige qué cuotas paga y la plata va a la cuenta del club, no a la nuestra.
Perseguir lo que no entró
Moroso, acá, quiere decir algo preciso: un socio ACTIVO con al menos una cuota VENCIDA impaga. No es «tiene una cuota sin pagar» — la del mes en curso, antes del vencimiento, no cuenta. Esa definición es la que hace que la lista sirva para llamar por teléfono.
Cada fila trae desde cuándo debe y cuánto, y un enlace de WhatsApp con el mensaje ya escrito. El operador lo lee y lo manda: no hay envío automático por WhatsApp, y no lo hay porque mandar mensajes a socios sin que una persona los revise es cómo se pierde una cuenta.
Por email sí hay un barrido semanal automático, que el club activa. Viene apagado por la misma razón que la emisión: escribirle a la base de un club es algo que el club decide, no algo que pasa solo el día que se da de alta.
Lo que queda registrado
Cada cobro escribe su asiento contable en el momento, en todos los planes. La contabilidad no es un módulo aparte que alguien completa después: es la consecuencia de haber cobrado.
Eso es lo que permite que, a fin de año, la comisión directiva pueda mostrar de dónde salió cada peso sin reconstruirlo de memoria — que es el problema real de un club chico, más que el de emitir la cuota.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo emitir la cuota de un mes que ya pasó?
- Sí. La emisión es por período, así que se puede emitir un mes anterior; las cuotas salen con el vencimiento de ese período. Volver a emitir un período ya emitido no duplica lo que ya está.
- ¿Qué pasa si un socio paga de más?
- El excedente queda a favor del socio y se imputa a lo que venga. No se pierde ni hay que acordarse: aparece en su cuenta corriente.
- ¿Puedo cobrar la cuota con tarjeta o Mercado Pago?
- Sí. El club conecta su propia cuenta de Mercado Pago y el socio paga sus cuotas desde un link personal: elige cuáles paga y la plata entra a la cuenta del club, no a la nuestra. El link se le puede pasar de a uno desde su ficha, o salir solo dentro del recordatorio de deuda por email. Lo que NO hay es débito automático de la cuota: el socio paga cuando decide pagar.
- ¿Puedo actualizar la deuda atrasada al valor de la cuota de hoy?
- Sí. Desde Cuotas, «Actualizar a valor vigente» muestra antes qué cuotas vencidas e impagas suben y cuánto, y al confirmar emite la diferencia como un documento aparte, con su asiento. La beca de cada socio se respeta, la deuda nunca baja, y volver a correrla no duplica nada. Si fue un error, se deshace desde la misma pantalla.
- ¿La lista de morosos depende del plan?
- No. Ver quién debe está en todos los planes. Lo que se compra en los planes superiores es el recordatorio pre-armado y el barrido automático por email.
- ¿Se puede poner un descuento a un socio?
- Sí, por socio, y se aplica al emitir. Queda registrado en la cuota, así que meses después se puede ver por qué esa cuota salió distinta.