Comunicados a los socios
Mandarle un aviso a todo el club, a una categoría, a una actividad o a los que deben, viendo antes a cuántas casillas les llega y sabiendo después a quién le salió y a quién le falta.
Primero ves a cuántos les llega, después mandás
El destinatario se arma con lo que el club ya tiene cargado: todos, una categoría, una actividad, o los que tienen una cuota vencida impaga. Antes de mandar, la pantalla dice a cuántas CASILLAS va, que no es lo mismo que a cuántas personas: la familia que comparte el mail de la madre recibe un mensaje y no tres. Un aviso que sale a 300 cuando pensabas en 30 se ve ahí y no después.
Al confirmar, la lista se vuelve a resolver con los datos de ese momento y recién ahí queda fija: si entre que mirás la previa y confirmás alguien se dio de baja, el envío usa la lista nueva y no la que viste. Y después, justo antes de cada mensaje, se mira una vez más si esa casilla sigue queriendo recibir — quien se bajó con el comunicado ya en cola no lo recibe.
El cupo de correo es del día, y es de todo el sistema
Esto es lo que casi ningún sistema te cuenta y conviene entender: el proveedor de correo no limita por segundo, limita por DÍA — y ese cupo lo comparten los avisos de mora, el mail de alta, el de recuperar la contraseña y los recibos. Sin ninguna regla, un comunicado a todo el club se comería el día entero y dejaría a alguien sin poder entrar a su cuenta.
Por eso los comunicados tienen reservada una PARTE del cupo, del orden de un quinto, y el resto queda para el correo que no se puede posponer: un comunicado puede salir mañana, un «olvidé mi contraseña» no.
Dentro de esa parte, los envíos van por una COLA y no en una ráfaga. Lo que no entra en el cupo de hoy queda en cola y se reintenta los días siguientes, y la pantalla te dice cuántos son: «120 enviados, 80 en cola». No decimos «mañana» porque no lo podemos prometer: el cupo del día siguiente también se comparte y puede haber otro comunicado adelante. Y no espera para siempre — a los tres días lo que no salió se descarta, porque un aviso de un partido que ya se jugó llega peor que no llegar.
De ahí un criterio práctico: si el aviso pierde sentido con los días, mandalo a menos gente. Una audiencia chica tiene muchas más chances de salir de una.
«Enviado» quiere decir que el proveedor lo aceptó
Preferimos que esta palabra signifique algo preciso. Cuando la pantalla dice enviado, quiere decir que el correo salió y el proveedor lo tomó — no que la casilla lo haya recibido ni que alguien lo haya abierto. Si una dirección está mal escrita o rebota después, ese renglón no cambia todavía.
Lo decimos porque la alternativa es que un club crea que 200 personas se enteraron cuando en realidad 15 direcciones estaban viejas. Saber la diferencia entre «salió» y «llegó» es lo que hace que después preguntes por teléfono a los que faltan.
El que se da de baja, se da de baja de verdad
Cada mensaje lleva su enlace para dejar de recibirlos, y no hace falta tener usuario ni contraseña para usarlo. Lo importante es cómo se LEE esa baja: si una persona de la casilla pidió no recibir, no se manda a esa casilla. Es lo que corresponde cuando una familia comparte el mail de la madre: si ella se da de baja, no le siguen llegando los avisos de los tres hijos.
Y se respeta aunque el comunicado ya estuviera en la cola: antes de mandar cada mensaje se vuelve a mirar si esa casilla sigue queriendo recibirlos.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo mandarle sólo a los que deben?
- Sí, es uno de los destinatarios que ofrece, con la misma definición de deuda que usa cobranzas en toda la aplicación: cuota vencida e impaga. Con grupo familiar el aviso va al PAGADOR, no al chico que tiene la cuota — que es a quien hay que reclamarle.
- ¿Por qué no salió todo junto?
- Porque el cupo diario de correo se comparte con el resto de los mails del sistema. Lo que no entra hoy queda en cola y se reintenta los días siguientes; la pantalla te dice cuántos salieron y cuántos quedan. A los tres días lo que no salió se descarta, así que si el aviso es urgente conviene mandarlo a menos gente.
- ¿Se puede mandar por WhatsApp?
- El comunicado masivo va por mail. Para el reclamo de una cuota, cobranzas te arma el mensaje y te abre WhatsApp con el texto puesto, uno por uno: el envío lo hacés vos desde tu teléfono, así que el reclamo sale de una conversación tuya y no de un robot.
- ¿Queda registro de a quién le mandé?
- Sí. Por comunicado ves los números —cuántos salieron, cuántos quedan en cola— y el detalle de los destinatarios, que en un envío grande muestra los primeros 200. La lista completa sale en el export de datos del club, que incluye los comunicados y sus destinatarios.